Codice etico

1. PRESENTAZIONE DELL’ORGANIZZAZIONE

1.1 Storia Aziendale

A seguire, le tappe salienti dello sviluppo dell’organizzazione:

- La società Trasgo Srl viene creata nel 1986, allo scopo di sviluppare attività di trasporto su gomma;
- Già dal 1987, alle normali attività di trasporto via terra, vengono affiancati i servizi di express courier per conto di una società leader a livello mondiale;
- Nel 1990 la società entra nel settore della logistica integrata, iniziando a gestire magazzini direttamente presso gli stabilimenti di alcuni importanti clienti;
- Nel 1992 l’offerta è ulteriormente ampliata dai servizi di auto e furgonoleggio;
- Nel 1998 viene inaugurato a Balocco (VC) il primo centro logistico Trasgo;
- Nel 2002 segue la nuova sede e il centro logistico di S.Pietro Mosezzo, alle porte di Novara;
- Negli anni seguenti, tra il 2003 e il 2005, vengono sviluppati i servizi dedicati alla Logistica Tecnologica e alla Logistica Promozionale;
- Sempre nel 2005 viene inaugurato il magazzino doganale privato tipo “C” e si sviluppano le attività legate all’Operatività Doganale;
- Nel 2007 viene dato avvio all’unità logistica di Giovinazzo (BA);
- Infine, nel 2010 viene inaugurato il centro logistico di Biandrate (NO)

1.2 Settori di business

Trasgo opera nel settore della logistica integrata fornendo servizi di trasporto, operatività doganale e deposito, inclusa la gestione diretta di magazzini presso clienti con proprio personale e attrezzature.

La gamma dei servizi di trasporto comprende: trasporti a carico completo, groupage, trasporti nazionali ed esteri, trasporti via gomma, via mare, via aerea e trasporti intermodali.

Le attività logistiche rappresentano il core business della società. Trasgo dispone di due centri logistici dove alla tradizionale attività di deposito si affianca una vasta gamma di servizi accessori eseguiti in base alle specifiche procedure del cliente. La società ha inoltre maturato significative esperienze di terziarizzazione, organizzando e gestendo con propri mezzi e personale piattaforme logistiche direttamente all'interno degli stabilimenti dei clienti. Oltre al settore della Logistica Industriale, Trasgo è in grado di offrire un valido supporto logistico nei particolari ambiti della Logistica Tecnologica e della Logistica Promozionale.

I servizi di operatività doganale coprono le aree principali: operazioni doganali legate al trasporto, deposito doganale privato di tipo "C", deposito fiscale privato (IVA), attività di consulenza doganale.

1.3. Certificazione di Qualità

A testimoniare la cura prestata alla qualità dei processi interni e alla soddisfazione del cliente, Trasgo ha ottenuto sin dal 1996 la Certificazione di Qualità, uniformandosi nel 2003 alle innovazioni procedurali previste dalla normativa UNI EN ISO 9001:2000 e successivamente, nel 2009, alla normativa UNI EN ISO 9001:2008.

Trasgo ha definito il proprio sistema di gestione per la qualità come mezzo strategico per garantire ai propri clienti che i servizi forniti siano conformi alle specifiche definite e alle normative e leggi applicabili.

La società, oltre a rispettare nello svolgimento della propria attività le leggi e i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera, intende osservare elevati standard etici nella conduzione quotidiana del proprio lavoro: tali standard, e i loro principi ispiratori, sono raccolti nel presente codice etico.

Il codice è uno strumento integrativo delle norme di comportamento dettate dal legislatore: il semplice rispetto della legge, pur essendo una condizione fondamentale, non è spesso sufficiente per Trasgo, la quale pretende che tutte le decisioni aziendali e i comportamenti del proprio personale siano basati su regole etiche, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate dalla legge.

Con il termine personale si intende l’insieme delle persone che lavorano nella società o per essa: dipendenti, amministratori e collaboratori a titolo diverso.

Il codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche assunti da quanti, a vario titolo, collaborano alla realizzazione degli obiettivi di Trasgo nei confronti di: possessori del capitale, dipendenti, collaboratori, consulenti esterni, fornitori, clienti e altri soggetti. Soggetti che, nel loro insieme, si definiscono con il termine stakeholder, in quanto portatori di interessi legati all’attività della società.

Ogni persona che lavora in Trasgo è tenuta ad agire attenendosi sempre alle prescrizioni contenute nel presente codice etico.

Particolare attenzione è richiesta ai Dirigenti e agli altri Responsabili, nonché ai membri dell’Organismo di Vigilanza, che hanno il compito di vigilare sul funzionamento del codice e di curarne l’aggiornamento: tali soggetti sono chiamati a garantire che i principi adottati siano costantemente applicati e a mantenere un comportamento che sia di esempio ai dipendenti e ai collaboratori.

Il codice è a disposizione dei clienti, dei fornitori e degli altri soggetti terzi che interagiscono con Trasgo; in particolare, esso viene portato a conoscenza di terzi i quali ricevano incarichi dalla società o che abbiano con essa rapporti durevoli, invitandoli formalmente a rispettarne i principi e i criteri di condotta.

Nell’ambito del sistema di controllo interno, il Codice Etico costituisce, ai sensi degli articoli 6 e 7 del D.Lgs. n. 231/2001 e delle “Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs 231/2001” (edizione aggiornata al 31 marzo 2008), emanate da CONFINDUSTRIA, tra l’altro, presupposto e riferimento del Modello di organizzazione gestione e controllo (di seguito il “Modello”) e del sistema sanzionatorio ivi previsto.

2. Principi di comportamento per l’organizzazione

I principi di seguito elencati sono ritenuti fondamentali, per cui Trasgo si impegna a rispettarli nei confronti di chiunque. D’altra parte, la società pretende che tali principi vengano rispettati da tutti i soggetti, interni ed esterni, che intrattengono rapporti di qualsiasi natura con la società stessa.

Rispetto di leggi e regolamenti
Trasgo opera nel rigoroso rispetto della legge e si adopera affinché tutto il personale agisca in tal senso: le persone devono tenere un comportamento conforme alla legge, quali che siano il contesto e le attività svolte e i Paesi in cui esse operano.

Tale impegno deve valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con la società. La società non inizierà, né proseguirà alcun rapporto con chi non intende allinearsi a questo principio.

Integrità di comportamento
Trasgo si impegna a fornire servizi di qualità e a competere sul mercato secondo principi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con le istituzioni pubbliche, governative e amministrative, con la cittadinanza e con le imprese terze. Ciascuno è tenuto ad operare, in qualsiasi situazione, con integrità, trasparenza, coerenza ed equità, conducendo con onestà ogni rapporto d’affari.

Ripudio di ogni discriminazione
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder (scelta dei clienti, rapporti con i possessori del capitale, gestione del personale e organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, rapporti con la comunità circostante e con le istituzioni che la rappresentano), Trasgo evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.

Valorizzazione delle risorse umane
Trasgo riconosce che le risorse umane costituiscono un fattore di fondamentale importanza per il proprio sviluppo, per cui garantisce un ambiente di lavoro sicuro, tale da agevolare l’assolvimento del lavoro e da valorizzare le attitudini professionali di ciascuno. L’ambiente di lavoro, ispirato al rispetto, alla correttezza e alla collaborazione, deve permettere il coinvolgimento e la responsabilizzazione delle persone, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere e alle modalità per perseguirli.

La gestione delle risorse umane è fondata sul rispetto della personalità e professionalità di ciascuna persona, garantendone l’integrità fisica e morale: il personale deve avere sempre una condotta rispettosa delle persone con le quali viene in contatto per conto di Trasgo, trattando chiunque equamente e con dignità.

La società rifiuta ogni forma di lavoro coatto, o svolto da persone che hanno meno di sedici anni e non tollera violazioni dei diritti umani.

Equità dell’autorità
Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Trasgo si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza e che sia evitata ogni forma di abuso: in particolare, la società garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia della persona.

Tali valori devono essere in ogni caso salvaguardati nell’effettuare le scelte in merito alla organizzazione del lavoro.

Tutela di salute, sicurezza e ambiente
Trasgo intende condurre le sua attività ed effettuare i suoi investimenti in maniera socialmente responsabile e sostenibile dal punto di vista ambientale. A tal fine, la Società programma le proprie attività ricercando un continuo equilibrio tra iniziative economiche ed esigenze sociali ed ambientali e diffonde la cultura della sicurezza e della prevenzione dei rischi presso tutti gli stakeholder.

Evitare di porre in essere comportamenti non etici
Non sono etici e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti ostili nei confronti di Trasgo i comportamenti di chiunque, singolo o organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici della collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza.

Correttezza in ambito contrattuale
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti; Trasgo si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti. Si deve, inoltre, evitare che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto della società cerchi di approfittare di lacune contrattuali o di eventi imprevisti, nei quali l’interlocutore si sia venuto a trovare, per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza.

Tutela della concorrenza
Trasgo intende tutelare il valore della concorrenza leale, astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione. Pertanto, tutti i soggetti che a vario titolo operano con la società non potranno partecipare ad accordi in contrasto con le regole che disciplinano la libera concorrenza tra imprese o in contrasto con il Codice Civile o con la L. 287/1990.

Trasparenza e completezza dell’informazione
Trasgo è tenuta a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili e accurate, in modo tale che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.

In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, la società ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile.

Protezione dei dati personali
Trasgo raccoglie e tratta dati personali di clienti, possessori del capitale, collaboratori, dipendenti e di altri soggetti, persone sia fisiche, sia giuridiche. Tali dati consistono in qualsiasi informazione serva a identificare - direttamente o indirettamente - una persona e possono comprendere dati sensibili, come quelli che rivelano l’origine etnica o razziale, l’orientamento politico, lo stato di salute o le tendenze sessuali.

La società si impegna a trattare tali dati nei limiti e in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di privacy, con specifico riferimento al Dlgs 196/2003 (codice privacy) e relativi allegati.

Il personale di Trasgo che si trova, nell’ambito delle mansioni lavorative, a trattare dati sensibili e non, deve procedere sempre nel rispetto della suddetta normativa e delle istruzioni operative impartite in proposito dalla società stessa.

3. Principi di comportamento cui deve attenersi il personale

Le persone - dipendenti, amministratori e collaboratori - devono osservare i principi di seguito elencati nel comportamento da tenere nei confronti di Trasgo.

Professionalità
Ciascuna persona svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti e il tempo a sua disposizione e assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti.

Lealtà
Le persone sono tenute a essere leali nei confronti della società.

Onestà
Nell’ambito della sua attività lavorativa, il personale di Trasgo è tenuto a conoscere e rispettare con diligenza il modello organizzativo e le leggi vigenti. In nessun caso il perseguimento dell’interesse della società può giustificare una condotta non onesta. La società predispone gli opportuni strumenti, per informare adeguatamente le persone qualora vi siano dei dubbi su come procedere.

Correttezza
Il personale non utilizza a fini propri informazioni, beni e attrezzature di cui dispone nello svolgimento della funzione o dell’incarico assegnati.

Ciascuna persona non accetta, né effettua, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni che possano recare pregiudizio alla Trasgo o indebiti vantaggi per sé, per la società o per terzi. Ciascuna persona respinge, e non effettua, promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici.

Riservatezza
Il personale della società assicura la massima riservatezza, relativamente a notizie e informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività di Trasgo, nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne.

Risoluzione dei conflitti di interesse
Il personale persegue, nello svolgimento dell’attività lavorativa, gli obiettivi e gli interessi generali di Trasgo.

Ogni lavoratore informa senza ritardo i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello della società e in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza.

4. Criteri di condotta

4.1. Relazioni con il personale

Selezione del personale
La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.

La funzione del personale adotta, nell’attività di selezione, opportune misure per evitare favoritismi e agevolazioni di ogni sorta.

Costituzione del rapporto di lavoro
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.

Alla costituzione del rapporto di lavoro la persona riceve accurate informazioni in merito a: caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere e della qualifica; elementi normativi e retributivi; norme e procedure da adottare, al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all’attività lavorativa.

Tali informazioni sono presentate alla persona con modalità tali che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione del loro contenuto.

Gestione del personale
Le persone rappresentano la risorsa principale di Trasgo. Per questo la società pone particolare attenzione alla valorizzazione del singolo e alla crescita professionale delle persone, su base prettamente meritocratica.

Trasgo si impegna a tutelare l’integrità morale delle persone, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della loro dignità. Tutti debbono essere trattati con lo stesso rispetto e dignità e hanno diritto alle stesse possibilità di sviluppo professionale e di carriera. La società evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del proprio personale.

Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dalle persone (per esempio in caso di promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (per esempio, assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti).

L’accesso a ruoli e incarichi avviene sulla base delle competenze e delle capacità. Inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite forme di flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolino le persone in stato di maternità, nonché coloro che devono prendersi cura dei figli.

La valutazione delle persone è effettuata in maniera allargata, coinvolgendo i responsabili, la funzione personale e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con la persona esaminata.

Integrità e tutela della persona
Trasgo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o che possa turbare la sensibilità delle persone. La società si impegna a non esercitare alcun tipo di discriminazione o molestia nei confronti del proprio personale.

Il conseguimento degli obiettivi individuali deve essere valutato equamente, stabilendo criteri chiaramente enunciati, da utilizzare per valutare le capacità delle persone e il loro contributo; i risultati raggiunti devono essere adeguatamente riconosciuti.

Tutte le persone, nell’ambito delle proprie attività e relazioni, sono tenute a rispettare questi principi e a collaborare con la società per la loro tutela. Eventuali segnalazioni di atti discriminatori dovranno essere immediatamente inoltrate al proprio responsabile e al responsabile delle Risorse Umane, senza temere alcun tipo di ritorsione.

La persona che ritenga di essere stata oggetto di molestie o di essere stata discriminata per motivi legati all’età, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose, eccetera, può segnalare l’accaduto, oltre che ai propri referenti gerarchici, anche all’Organismo di Vigilanza.

Trasgo non tollera alcun atto di discriminazione o molestia: le persone che si renderanno protagoniste di tali atti incorreranno in sanzioni disciplinari, che possono arrivare anche al licenziamento.

Le disparità non sono considerate discriminazione solo se giustificate, o giustificabili, sulla base di criteri oggettivi.

Diffusione delle politiche del personale
Le politiche di gestione del personale sono rese disponibili a tutte le persone attraverso gli strumenti aziendali: tra di essi vi sono Internet, Web aziendale, documenti organizzativi e comunicazioni curate dai responsabili.

Valorizzazione e formazione delle risorse
I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura, mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita delle persone: per esempio, rotazione delle mansioni, affiancamenti a personale esperto, esperienze finalizzate alla copertura di incarichi di maggiore responsabilità. In quest’ambito riveste particolare importanza la comunicazione, da parte dei responsabili, dei punti di forza e di debolezza delle persone, in modo che queste possano tendere al miglioramento delle proprie competenze, anche attraverso una formazione mirata.

Trasgo mette a disposizione delle persone strumenti informativi e formativi, con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale. La formazione è assegnata a gruppi o a singole persone, sulla base di specifiche esigenze di sviluppo professionale.

E’ prevista una formazione istituzionale, erogata in determinati momenti della vita aziendale della persona (per esempio, per i neo assunti è prevista un’introduzione all’attività della società), e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo, anche attraverso corsi esterni specifici.

Gestione del tempo di lavoro delle persone
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro delle persone, richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente codice etico.

Coinvolgimento delle persone
E’ assicurato il coinvolgimento del personale nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Le persone devono partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio. L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente ai responsabili di formulare le decisioni finali; il personale deve, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle attività stabilite.

Interventi sull’organizzazione del lavoro
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale. Trasgo si attiene perciò ai seguenti criteri: gli oneri della riorganizzazione del lavoro devono essere distribuiti il più uniformemente possibile tra tutte le persone, coerentemente con l’esercizio efficace ed efficiente dell’attività; nel caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere comunque esplicitati, la persona può essere assegnata a incarichi diversi, rispetto a quelli svolti in precedenza, avendo cura di salvaguardare le sue competenze professionali.

Sicurezza e salute
Trasgo si impegna a offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza del proprio personale, diffondendo e consolidando una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutte le persone. La società opera, inoltre, per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori.

Obiettivo di Trasgo è proteggere le risorse umane, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo al proprio interno, ma anche con i fornitori, le imprese e i clienti coinvolti nelle attività della società. A tutte le persone è imposto di rispettare le norme e procedure interne, in materia di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza e di segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.

Trasgo adotta le misure generali di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro prescritte dalla normativa, con particolare riferimento a quanto dispone l’art. 2087 c.c. e il Dlgs 81/2008:
a) valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza;
b) programmazione della prevenzione, mirata a un complesso che integri, nella prevenzione stessa, in modo coerente, le condizioni tecniche produttive dell’azienda, nonché l’influenza dei fattori dell’ambiente e dell’organizzazione del lavoro;
c) eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico;
d) rispetto dei principi ergonomici nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo;
e) riduzione dei rischi alla fonte;
f) sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è o è meno pericoloso;
g) limitazione al minimo del numero dei lavoratori che sono, o che possono essere, esposti al rischio;
h) utilizzo limitato degli agenti chimici, fisici e biologici sui luoghi di lavoro;
i) priorità delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
l) controllo sanitario dei lavoratori;
m) allontanamento del lavoratore dall’esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti la sua persona e adibizione, ove possibile, ad altra mansione; n) informazione e formazione adeguate per i lavoratori;
o) informazione e formazione adeguate per dirigenti e i preposti;
p) informazione e formazione adeguate per i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; q) istruzioni adeguate ai lavoratori;
r) partecipazione e consultazione dei lavoratori;
s) partecipazione e consultazione dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;
t) programmazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e di buone prassi;
u) misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave e immediato;
v) uso di segnali di avvertimento e di sicurezza;
z) regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alla indicazione dei fabbricanti.

Tutela della privacy
Nel trattamento dei dati personali dei propri dipendenti, Trasgo si attiene alle disposizioni contenute nel Dlgs 196/2003, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali. Alle persone viene consegnata un’informativa sulla privacy che individua: finalità e modalità del trattamento, eventuali soggetti ai quali i dati vengono comunicati, nonché informazioni necessarie all’esercizio del diritto di accesso di cui all’articolo 13 del Dlgs 196/2003. Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso al trattamento dei loro dati personali. E’ esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei dipendenti e dei collaboratori.

4.2. Doveri del personale

Le persone devono agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal codice etico, assicurando le prestazioni richieste.

Diligenza del prestatore di lavoro
L’osservanza delle norme del presente codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti della società ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 c.c. in base al quale “ il prestatore di lavoro deve usare la diligenza richiesta dalla natura della prestazione dovuta, dall’interesse dell’impresa e da quello superiore della produzione nazionale. Deve inoltre osservare le disposizioni per l’esecuzione e per la disciplina del lavoro impartite dall’imprenditore e dai collaboratori di questo dai quali gerarchicamente dipende”.

I principi e i contenuti del presente codice costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi di diligenza, lealtà, imparzialità che qualificano il corretto adempimento della prestazione lavorativa e i comportamenti in genere che i dipendenti devono rispettare nei confronti di Trasgo.

Gestione delle informazioni
Le persone devono conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni, per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. Esse sono tenute a elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.

Riservatezza delle informazioni aziendali
Informazioni e know-how aziendali devono essere tutelati con la massima riservatezza. I dati più significativi che Trasgo acquisirà o creerà nel corso della propria attività saranno considerati informazioni riservate e oggetto di adeguata attenzione: ciò include anche informazioni acquisite da e riguardanti terze parti (clienti, contatti professionali, partners professionali, dipendenti, ecc.). Le persone che, nell’assolvimento dei propri doveri, venissero in possesso di informazioni, materiali, o documenti riservati, dovranno informarne i superiori.

E’ responsabilità dei dirigenti trattare e diffondere le informazioni con mezzi adeguati, rispettando i principi aziendali: le persone non espressamente autorizzate a rispondere a quesiti o a fornire materiali richiesti dagli interlocutori interni o esterni alla società saranno tenute a consultarsi con i superiori e a uniformarsi alle istruzioni impartite in merito.

Nel caso in cui sia necessario trattare argomenti rilevanti, riservati o di natura economica, si avrà cura di fare preventivamente firmare alla controparte un impegno di riservatezza, redatto secondo gli standard aziendali o, alternativamente, di adottare le misure necessarie secondo la natura degli elementi trattati.

Sia durante che dopo lo scioglimento del rapporto d’impiego con Trasgo, le persone potranno utilizzare i dati riservati in loro possesso esclusivamente nell’interesse della società e mai a beneficio proprio o di terzi.

Informazioni riservate su terzi soggetti
Il personale di Trasgo dovrà astenersi dall’impiego di mezzi illeciti al fine di acquisire informazioni riservate su imprese ed enti terzi. Coloro che, nel quadro di un rapporto contrattuale, venissero a conoscenza di informazioni riservate su altri soggetti saranno tenuti a farne esclusivamente l’uso previsto nel contratto in questione.

Senza la debita autorizzazione, le persone non possono chiedere, ricevere o utilizzare informazioni riservate riguardanti terzi. Se si apprendessero informazioni riservate sul conto di un altro soggetto, che non siano già assoggettate ad un accordo di non divulgazione o ad altra forma di tutela, sarà necessario rivolgersi al proprio responsabile per ricevere assistenza nel trattamento di tali informazioni.

Conflitto di interessi
Tutte le persone di Trasgo sono tenute ad evitare situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venute a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Nessun soggetto che abbia rapporti con una persona della società deve potere trarre vantaggio impropriamente da Trasgo in virtù del suo rapporto con la persona stessa.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare un conflitto di interessi le seguenti situazioni: esercitare in proprio un’attività in concorrenza con quelle di Trasgo, anche attraverso familiari; svolgere una funzione di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) e avere nel contempo interessi economici con fornitori, clienti o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.), anche attraverso familiari; curare i rapporti con i fornitori e svolgere nel contempo attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso i fornitori stessi; accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti d’affari con Trasgo.

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, la persona è tenuta a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informerà la società, che ne valuterà caso per caso l’effettiva presenza.

La persona è tenuta, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori dell’ambito lavorativo nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con Trasgo.

Compensi illeciti, omaggi, spese di rappresentanza
Al personale di Trasgo è imposto il divieto di accettare o ricevere qualunque dono, gratifica o altro omaggio che abbia un valore monetario più che simbolico, da parte di fornitori, clienti o altre entità con cui è in corso un rapporto professionale. In particolare, le persone non devono accettare doni e servizi che possano influire sulle azioni da intraprendere nello svolgimento delle loro mansioni lavorative. Le persone faranno, inoltre, quanto in loro potere per comunicare ai partners commerciali di Trasgo la propria indisponibilità ad accettare doni o altri benefici.

Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi.

Le persone di Trasgo che ricevono omaggi o benefici diversi da quelli che rientrano nelle fattispecie consentite sono tenute a darne comunicazione alla funzione della società indicata dalle procedure stabilite, che ne valuterà l’appropriatezza e provvederà a fare notificare al mittente la politica di Trasgo.

Utilizzo dei beni aziendali
Ogni persona è tenuta ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego.

In particolare, ogni persona deve:
utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni che le sono stati affidati; evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza o siano comunque in contrasto con l’interesse della società; custodire adeguatamente le risorse a lei affidate e informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per Trasgo.

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni persona è tenuta a: adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici; astenersi dall’inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi, o dal ricorrere a un linguaggio di basso livello, o dall’esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alle persone e/o danno all’immagine aziendale; astenersi dal navigare su siti Internet con contenuti indecorosi e offensivi, e comunque non inerenti alle attività professionali.

Trasgo si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti di propri beni e infrastrutture, attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting, di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, eccetera).

Partecipazione ad attività antisociali e criminali
Trasgo denuncia con forza processi e attività antisociali e criminali e dichiara la sua ferma intenzione di non avere alcuna parte in tali fenomeni.

Al personale della società viene fatto divieto di intrattenere rapporti di alcun genere con organizzazioni ed elementi coinvolti in attività antisociali e criminali che minacciano la società o la vita dei cittadini.

Di fronte a domande estorsive da parte di soggetti antisociali e criminali, le persone rifiuteranno ogni compromesso e si asterranno da esborsi in denaro o altre prestazioni. Ne informeranno, invece, immediatamente i propri responsabili per le necessarie consultazioni con la direzione generale di Trasgo e le successive iniziative.

4.3. Relazioni con i clienti

Contratti e comunicazioni ai clienti
I contratti e le comunicazioni ai clienti di Trasgo devono essere: chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori; conformi alle normative vigenti, tali da non configurare pratiche elusive o comunque scorrette; completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante, ai fini della decisione del cliente; improntati a regole di correttezza.

Stile di comportamento del personale verso i clienti
Lo stile di comportamento delle persone di Trasgo nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.

4.4. Scelta del fornitore

I processi di acquisto devono essere finalizzati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Trasgo, alla concessione delle pari opportunità ai fornitori, alla lealtà e all’imparzialità: la selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto sono basate su una valutazione obiettiva della qualità e del prezzo del bene o servizio, nonché delle garanzie di assistenza e di tempestività.

Trasgo si impegna a predisporre tutte le procedure e le azioni necessarie a garantire la massima efficienza e trasparenza del processo di acquisto, al fine di:
non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
assicurare nelle procedure di scelta del fornitore una concorrenza sufficiente, per esempio considerando almeno tre imprese nella selezione che, ove possibile, deve avvenire tramite gare. Eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate;
porre in essere una separazione di ruoli, nell’ambito delle diverse fasi del processo di acquisto complessivo, mantenendo inoltre la tracciabilità e la documentazione delle scelte effettuate.

Trasgo si riserva in ogni caso di richiedere ai fornitori l’attestazione dei seguenti requisiti:
disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità e risorse progettuali, know-how, ecc;
esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui le specifiche della società lo prevedano, di sistemi di qualità aziendali adeguati (per esempio, ISO 9000).

4.5. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni

Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, che operi per conto della Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di autorità pubbliche di vigilanza, autorità indipendenti, istituzioni comunitarie, nonché di partners privati concessionari di un pubblico servizio.

Correttezza e lealtà
Trasgo intende intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione con la massima trasparenza ed eticità di comportamento: tali rapporti, che devono avvenire nel rispetto della normativa vigente, sono informati ai principi generali di correttezza e di lealtà, in modo da non compromettere l’integrità di entrambe le parti.

Il personale deve astenersi da qualsiasi comportamento che possa ledere o condizionare l’imparzialità e l’autonomia di giudizio della Pubblica Amministrazione. Nello svolgere operazioni e nell’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, le persone devono garantire la massima trasparenza e tracciabilità delle informazioni rilevanti.

Particolari cautele devono essere osservate nelle operazione relative a procedure di gara, contratti, autorizzazioni, concessioni, licenze, richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (statale, regionale o comunitaria).

Nel caso in cui la società abbia la necessità di avvalersi di prestazioni professionali di dipendenti della Pubblica Amministrazione, in qualità di consulenti, deve essere rispettata la normativa vigente.

Qualora, in virtù delle leggi vigenti, soggetti apparentemente esterni alla società possano essere considerati quali longa manus di Trasgo, è opportuno che i principi contenuti nel presente codice siano estesi anche a questi ultimi. Trasgo non dovrà comunque farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da un soggetto terzo quando si possano creare conflitti d’interesse.

Regali, omaggi e benefici
Nessuna persona di Trasgo può elargire denaro, oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie di benefici a soggetti della Pubblica Amministrazione, allo scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi, personali o per la società. Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a Trasgo.

In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari, che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio allo scopo di ottenere trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o vantaggi di vario genere. Per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio: non solo beni, quindi, ma anche, ad esempio, partecipazione gratuita a convegni, promessa di un’offerta di lavoro, ecc.

Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi: a tale riguardo, si considerano infatti atti di corruzione non solo i pagamenti illeciti fatti direttamente dagli enti, o da loro dipendenti, ma anche i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di tali enti, sia in Italia che all’estero. Trasgo si astiene dall’assumere alle proprie dipendenze, o in qualità di consulenti, ex impiegati della Pubblica Amministrazione, o loro parenti, che abbiano partecipato personalmente e attivamente ad una trattativa d’affari, o che abbiano contribuito ad avallare le richieste effettuate dalla società alla Pubblica Amministrazione, per un periodo di almeno due anni, decorrenti dalla conclusione dell’affare, o dall’inoltro della richiesta da parte di Trasgo.

In ogni caso, Trasgo si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici delle aziende e degli enti con cui ha rapporti.

I regali offerti, salvo quelli di irrisorio valore, devono essere documentati in modo adeguato per consentire verifiche e autorizzazioni del responsabile di funzione, il quale provvede a darne preventiva comunicazione alla funzione preposta della società. Copia della documentazione rilevante (ad esempio, il documento di trasporto) deve essere conservata in apposito raccoglitore.

Qualora una persona di Trasgo riceva, da parte di un componente della Pubblica Amministrazione, richieste esplicite o implicite di benefici, fatto salvo il caso di omaggi di uso commerciale e di modesto valore, ne informerà immediatamente il proprio superiore gerarchico o il soggetto cui sia tenuto a riferire, per l’adozione delle opportune iniziative.

Iniziative che Trasgo s.r.l. può assumere
Trasgo, qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni e associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente codice.

Nel caso in cui la società voglia effettuare donazioni in denaro, in attrezzature o in beni, viene formalizzata un’apposita procedura, i cui tratti fondamentali sono di seguito indicati:
Trasgo deve predisporre e inviare al soggetto beneficiario una comunicazione nella quale manifesta l’intenzione di volere donare una somma di denaro, un’attrezzatura o dei beni;
il soggetto della P.A. beneficiario seguirà la normativa in vigore, ai fini dell’attuazione della donazione;
la società, presa buona nota dell’accettazione, fornirà tutti i dettagli della donazione stessa e predisporrà gli adempimenti ex lege.

4.6 Rapporti con la collettività

Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali e associazioni
Trasgo si riserva di finanziare, entro i limiti degli importi lecitamente ammessi, partiti sia in Italia che all’estero, loro rappresentanti o candidati, e si riserva di effettuare sponsorizzazioni di congressi o feste, che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica, entro i limiti degli importi lecitamente ammessi.

La società si astiene tassativamente dall’assoggettarsi a qualsiasi pressione, diretta o indiretta, da esponenti politici, per esempio, non accetta segnalazioni per le assunzioni, né stipula contratti di consulenza aventi finalità analoghe.

Trasgo non eroga contributi a organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi, ad esempio sindacati. E’ tuttavia possibile cooperare, anche finanziariamente, con tali organizzazioni per specifici progetti, nel rispetto delle seguenti condizioni:
destinazione chiara e documentata delle risorse;
espressa autorizzazione da parte delle funzioni preposte nell’ambito della società.

Contributi e sponsorizzazioni
Trasgo può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro, con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di elevato valore culturale o benefico o che coinvolgano un elevato numero di cittadini.

Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo a eventi che offrano garanzie di qualità o per i quali la società può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.

Nella scelta delle proposte cui aderire, Trasgo presta particolare attenzione ad ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale; per esempio, rapporti di parentela con i soggetti interessati o legami con organismi che possano, per i compiti che svolgono, favorire in qualche modo l’attività della società.

4.7 Diffusione di informazioni Comunicazione all’esterno
La comunicazione di Trasgo verso i suoi stakeholder è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.

Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività.

5. Meccanismi applicativi del codice etico

5.1 Diffusione e comunicazione

Trasgo si impegna a diffondere il codice etico, utilizzando tutti i mezzi di comunicazione e le opportunità a disposizione come, ad esempio, il sito Internet aziendale (https://www.trasgo.com), le riunioni di informazione e la formazione del personale.

Tutte le persone devono essere in possesso del codice etico, conoscerne i contenuti e osservare quanto è in esso prescritto.

Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del codice, la Direzione predispone e realizza, anche in base alle indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, un piano di formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche. Le iniziative di formazione sono differenziate a seconda del ruolo e della responsabilità delle persone; per i neo assunti è previsto un apposito programma formativo, che illustra i contenuti del codice etico di cui è richiesta l’osservanza.

L’Organismo di Vigilanza e il management aziendale sono a disposizione per ogni delucidazione e chiarimento, in merito al codice etico. E’ responsabilità di ciascuno, in particolare del management, includere i contenuti del codice nei programmi di formazione e farne riferimento in tutte le procedure, politiche e linee guida aziendali.

5.2 Vigilanza in materia di attuazione del codice etico

Il compito di verificare l’attuazione e l’applicazione del codice etico ricade su:
dirigenti e responsabili di Trasgo;
Consiglio di Amministrazione;
Organismo di Vigilanza: quest’organo, oltre a monitorare il rispetto del codice etico, avendo a tale fine accesso a tutte le fonti di informazione di Trasgo, suggerisce gli opportuni aggiornamenti del codice, anche sulla base delle segnalazioni ricevute dal personale.

Competono all’Organismo di Vigilanza i seguenti compiti:
comunicare alla Direzione, per l’assunzione degli opportuni provvedimenti, le segnalazioni ricevute in materia di violazioni del codice etico;
esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il codice etico;
contribuire alla revisione periodica del codice etico: a tale fine, l’OdV formula le opportune proposte al Consiglio di Amministrazione, che provvede a valutarle e, eventualmente, ad approvarle e formalizzarle.

5.3 Segnalazione di problemi o sospette violazioni

Chiunque venga a conoscenza, o sia ragionevolmente convinto dell’esistenza di una violazione del presente codice, di una determinata legge o delle procedure aziendali, ha il dovere di informare immediatamente il proprio responsabile e l’Organismo di Vigilanza.

La segnalazione deve avvenire per iscritto e in forma non anonima; Trasgo porrà in essere i necessari accorgimenti, che tutelino i segnalatori da qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dare adito a forme di discriminazione o penalizzazione (per esempio, interruzione dei rapporti con partners, fornitori, consulenti, ecc., negazione di promozioni ai dipendenti). E’ a tale fine assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

La responsabilità di svolgere indagini su possibili violazioni del codice etico spetta all’Organismo di Vigilanza, che potrà eventualmente ascoltare l’autore della segnalazione, nonché il responsabile della presunta violazione: il personale è tenuto a collaborare pienamente alle eventuali indagini interne.

In esito a tale attività, l’Organismo di Vigilanza segnalerà alla Direzione quei comportamenti che motivino l’applicazione di eventuali sanzioni disciplinari, o l’attivazione di meccanismi di risoluzione contrattuale.

5.4 Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni

Le disposizioni del presente codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale, nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con Trasgo. La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel codice etico compromette il rapporto fiduciario tra la società e gli autori della violazione, siano essi amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori.

Le violazioni saranno perseguite da Trasgo nei seguenti termini:
per quanto concerne i dipendenti, attraverso provvedimenti disciplinari adeguati, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale, nei casi in cui le condotte costituiscano reato. In particolare, le sanzioni saranno conformi alle regole e alle logiche del contratto di lavoro applicato;
I provvedimenti disciplinari vanno dal richiamo o ammonizione alla sospensione senza retribuzione, alla retrocessione e, nei casi più gravi, al licenziamento. Prima dell’assunzione di un provvedimento disciplinare, all’interessato viene data la possibilità di spiegare il suo comportamento;
per quanto riguarda consulenti, collaboratori, clienti e fornitori, verranno attivate modalità specifiche di risoluzione del rapporto contrattuale.

E’ fatto inoltre salvo l’eventuale risarcimento dei danni, di cui Trasgo dovesse soffrire per effetto della violazione, da parte dei soggetti di cui sopra, delle prescrizioni contenute nel codice etico.

5.5 Procedure operative e protocolli decisionali

Tutte le azioni e le operazioni della società devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni.

Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale, al fine di potere procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.